第190号

私は管理本部にて、契約更新業務を行っております。
契約更新業務は、「物件担当から確認した条件を基に借主様へ契約更新書類を作成発送」
→「借主様から書類と更新料を回収」→「オーナー様へ書類をお渡しし、更新料をお支払いする」

この3つからなり、基本的には内勤担当者より郵送・電話対応で完了させます。しかし実際は、更新手続きを完了するまでに、様々な作業やトラブルが発生します。

 新規契約時は、借主様も新たな住処を得るために「やる気」があります。しかし、契約更新は、同じ手数料を支払い、書類を作成する作業であっても、更新手続きが遅れたところで、家賃さえキチンと払っていれば追い出されることはないという安心感からか、期日どおりに手続きしなくては！という危機感のある方のほうが少ないのが現状です。弊社では、契約満了月の3ヶ月前までに借主様に更新書類を発送し、1ヶ月前までに手続きを完了していただけるよう、ご案内しています。しかし、この期限をスムーズに守ってくださる借主様は、全体の約6割です。残りは督促対象となりますが、いくつかパターンがあります。

【1】　書類を見ておらず、更新のことを忘れている方
【2】　書類は見ているが、面倒くさくて後回しにしている方
【3】　書類は見ているが、何らかの事情で手続きできない方

【1】【2】の方は、手続き完了期限の1週間前にお電話にて督促をします。まずは「ご案内・お願い」という形で、お休みの午後など、対応して頂き易い時間帯に「お問い合わせ」します。面倒くさくて後回しにしてしまっている方には、再三のお電話が必要になります。締め切りにルーズな方の特徴として、「具体的なスケジュールを想像できない」という印象があります。いつまでに書類を書いて、入金を済ませればいいのか？いつならできるのか？といったスケジュールをご提案することで、比較的スムーズにご対応頂けます。忙しくて出来ない…とおっしゃる方にも、「連帯保証人様にはこちらから書面を送りましょうか？」「お勤め先に書類を再送致しましょうか？」等の提案をしていくことにより手続きをしやすくさせて頂きます。